Renouvellement Kbis : quand et comment le faire ?

Le Kbis est simplement une fiche officielle de présentation de votre entreprise. Il est tiré du registre du commerce. C’est un genre de résumé de toutes les informations importantes qui peuvent présenter votre activité. On dit simplement, c’est la pièce d’identité de votre entreprise. Vous le demandez auprès du RCS, au greffe. La démarche est payante. Mais ce que vous devez aussi savoir c’est qu’un extrait de Kbis se doit d’être souvent renouvelé.

Quand faut-il renouveler l’extrait de Kbis de votre entreprise ?

Un extrait de Kbis a une date de péremption officielle. C’est le cas de tous les documents juridiques. C’est l’une des raisons pour lesquelles vous devez penser à son renouvellement. Mais au-delà de cela, plusieurs situations peuvent exiger le renouvellement du Kbis de votre entreprise. Alors, quand est-ce que ce genre de démarche est-elle nécessaire ?

– Une durée de validité de 3 mois

Un extrait de Kbis ne dure que 3 mois. La durée courte de la date de délivrance du document est d’ailleurs inscrite en bas du document. Elle compte aussi bien les week-ends que les jours fériés.
Ce choix n’est pas réellement le fruit du hasard. Et pour cause, dans une entreprise, les opérations peuvent être nombreuses. Si bien qu’en seulement 3 mois, tout peut changer du tout au tout au sein de cette dernière. Cela peut aller de sa situation financière jusqu’à sa direction. Tout cela impacte sur les informations contenues dans le Kbis.

– Un renouvellement de Kbis quand il y a un changement important dans votre entreprise

En plus de demander un renouvellement quand votre extrait de Kbis est périmé, vous devez également en faire de même quand vous savez que des changements importants ont impacté la vie de votre enseigne. Tel est le cas par exemple du changement de siège, du changement de dirigeant, etc.
Ce sont en effet des informations qui sont aussi contenues dans votre extrait de Kbis. Elles définissent en effet votre entreprise.

– Un renouvellement de Kbis à la demande de vos clients

Il se peut que vos clients vous demandent aussi un extrait de Kbis à jour. C’est d’ailleurs de plus en plus fréquent de nos jours. Leur objectif étant de pouvoir s’informer sur la légalité de votre activité et de s’assurer que vous avez réellement un numéro d’enregistrement CRS.
Avec toutes les arnaques qui sévissent aujourd’hui sur le marché, c’est normal qu’ils prennent des précautions quant au choix de leur prestataire.

– Un renouvellement de Kbis avant la fermeture définitive de votre activité

C’est peut-être légèrement paradoxal, mais vous devez également faire une nouvelle demande de Kbis quand vous êtes sur le point de déclarer votre cessation d’activité. Cela fait partie en effet des documents nécessaires pour se lancer dans ce type de démarche. Ce sera d’autant plus le cas quand la fermeture de votre entreprise est inspirée par une volonté de mettre fin à la faillite.
L’extrait de Kbis peut en effet présenter la situation financière de votre établissement, et ce, que ce soit positif ou négatif.

– Un renouvellement de Kbis avant et après une fusion ou une vente

Une fusion ou une vente peut changer définitivement l’identité de votre entreprise et les informations la concernant. Mais avant de procéder à ce genre de démarche, vous aurez également à faire une demande de renouvellement de Kbis. C’est non seulement nécessaire pour la déclaration de l’opération auprès du RCS. Mais en plus, les futurs acheteurs de votre société peuvent avoir besoin de faire quelques vérifications concernant votre enseigne avant de procéder.
Si dans de telles situations, un renouvellement d’extrait de Kbis est nécessaire, il faut dire qu’en règle générale, les dirigeants d’entreprise ne sont pas réticents à procéder à ce genre de demande. Et pour cause, une mise à jour peut avoir son lot d’avantages.

Pourquoi demander un renouvellement de votre extrait de Kbis ?

Le Kbis est bien plus qu’un simple document qui vous servira d’archive pour votre société. Il peut avoir son importance dans vos démarches de prospection. Sans compter que vous ne serez jamais à l’abri d’une inspection. Ce sont autant de raisons pour passer par un renouvellement de cet extrait.

– Pour rassurer les clients

Vous le savez. Un extrait de Kbis permet d’avoir une meilleure réputation, et donc une bonne visibilité sur le marché. Cela aide à rassurer les clients qui, non seulement feront appel à vous, mais seront également plus enclins à vous recommander à leur entourage. Mais c’est uniquement valable si votre document est à jour.

À l’image des cartes professionnelles, l’extrait de Kbis fait désormais partie des arguments phares pour les prestataires qui sont légaux sur le marché pour devancer ceux qui ne sont pas encore déclarés. Il offre un peu plus de sécurité, tant pour les clients que pour vous.

– Afin de prouver votre légalité sur le marché

Vous ne pouvez prouver autrement votre légalité sur le marché que par un extrait de Kbis à jour. Vous ne serez jamais à l’abri d’un contrôle administratif ou d’un audit en tout genre. Mettre fréquemment à jour votre document, et ce, quand bien même c’est payant, est donc important.

– Pour les démarches bancaires en tout genre

Un extrait de Kbis renouvelé peut vous être utile dans certaines démarches, notamment, bancaires. Pour l’ouverture d’un compte professionnel, qui est désormais obligatoire, pour les demandes de prêt ou pour toute autre prestation bancaire, un extrait de Kbis vous sera demandé par le banquier. Ce sera le cas quand vous agirez au nom de votre société bien évidemment.
C’est le principal justificatif d’une personne morale. Il présente à la fois les informations comptables, mais aussi administratives de l’entreprise.

– Pour les démarches auprès des assurances

Vous souhaitez changer d’assurance ? Ou vous avez besoin, pour vous élargir, de souscrire à une autre assurance professionnelle ? Dans les justificatifs qui vous seront demandés par la banque, vous aurez aussi un extrait de Kbis à jour.

Seules les entreprises déclarées officiellement peuvent prétendre à certaines prestations pros des entreprises d’assurance. L’extrait de Kbis vient donc s’ajouter au formulaire de demande, aux pièces d’identité des dirigeants, certificats de résidence de l’entreprise, etc.
Quand bien même vous souscrivez à une offre en ligne, tous les documents demandés par l’assureur devront lui parvenir pour que votre dossier soit pris en compte.

– Pour prétendre à des appels d’offres publics

Vous avez envie de répondre à des appels d’offres publics ? Ce n’est possible que si vous avez un extrait de Kbis qui soit valable, donc de moins de 3 mois. Pourtant, outre d’être bien payés, ce genre d’offre peut vous permettre de plus facilement vous établir sur le marché. C’est le gage d’une bonne visibilité.
Bien évidemment, pour y prétendre, un extrait de Kbis renouvelé ne sera pas le seul document que vous devez prétendre. Tout sera présenté dans l’appel d’offres en question, avec toutes les conditions pour répondre à la demande.

– Demander un renouvellement parce que vos partenaires ne sont pas dupes

C’est important de demander un renouvellement de Kbis parce que vos partenaires ne sont pas dupes. Désormais, c’est un fait connu que ce genre de document ne dure que 3 mois. Comme susmentionnée, la date de délivrance sera inscrite sur le papier. Il ne sert donc à rien d’essayer de faire passer un Kbis périmé dans vos documents.

Comment faire renouveler votre extrait de Kbis ?

Vous l’avez compris, renouveler son Kbis est important. Oui, mais comment faire renouveler votre extrait de Kbis ? Quelles sont les démarches à faire pour ce faire ? À qui vous adresser ? Et comment faciliter le renouvellement de Kbis ? Le point.

– À qui vous adresser ?

Pour renouveler votre extrait de Kbis, vous devez vous adresser au même greffe du tribunal à qui vous vous êtes adressé au moment de l’ouverture de votre entreprise. À savoir que les entreprises ne sont pas les seules à profiter de ce genre de document. Les auto-entrepreneurs y ont aussi droit, pour peu qu’ils soient enregistrés officiellement dans les registres. En fonction de votre activité, vous pouvez vous adresser aux Chambres des commerces et des industries ou chambre des métiers et de l’artisanat, etc.

Il est possible de faire une demande de renouvellement d’extrait de Kbis en ligne. C’est plus rapide et plus facile. Quelques plateformes officielles et dédiées peuvent vous proposer les formulaires nécessaires pour ce faire. Tout se fait en quelques clics. Votre Kbis, à jour, vous sera envoyé en quelques jours, en version digitale également. Il vous appartiendra de l’imprimer ou vous pouvez aussi l’utiliser tel quel.

– Les documents nécessaires

Aussi bien en ligne qu’auprès des greffes, vous devriez présenter quelques justificatifs afin de faire renouveler votre extrait de Kbis. En premier lieu, il y aura le formulaire de demande de renouvellement.
À cela s’ajoute bien évidemment l’ancien Kbis que vous détenez. Cela permettra de faciliter les vérifications.

Mais il sera inutile toutefois de joindre d’autres documents qui présentent les dirigeants ou l’entreprise. Tout sera déjà disponible dans les registres qui seront recopiés pour un extrait à jour de la pièce d’identité de votre entreprise.

– Qui peut demander un renouvellement d’extrait de Kbis ?

C’est évidemment, le dirigeant de l’entreprise est le premier à pouvoir demander ce renouvellement. Mais la démarche peut aussi être entamée par un tiers. Ce peut être entre autres un partenaire d’affaires, un collaborateur ou bien d’autres qui ont besoin de se rassurer quant à la situation officielle de l’entreprise.

On parle de renouvellement quand un premier enregistrement a déjà été fait dans les RCS concernant l’entreprise. Le cas échéant, il faudra se lancer dans un enregistrement de la société et une demande d’extrait de Kbis.

– Renouvellement de Kbis : combien ça coute ?

Le renouvellement de Kbis est payant. Du moins, vous aurez à payer les frais de transmission du document. Si vous faites la demande en ligne, donc, vous allez recevoir une version numérique, le prix sera de 3,25 euros. Si vous demandez un exemplaire imprimé, votre nouvel extrait de Kbis vous coûtera 4,03 euros l’unité. Et dans ce cas, vous allez devoir vous déplacer pour les prendre.

Certains sites peuvent vous proposer de faire gratuitement votre demande de renouvellement de Kbis. Mais ne vous y trompez pas ! L’inscription sur leur espace personnel est gratuite, certes, l’envoi du Kbis sera toujours payant. Et certaines plateformes peuvent même vous prendre une majoration de quelques euros sur les démarches.

– Renouvellement de Kbis : combien de temps ça prend ?

Dans tous les cas, ce genre de démarche ne prend pas énormément de temps. Ce sera surtout le cas si vous décidez de faire votre demande en ligne. En moyenne, en 1 semaine, vous devriez recevoir une réponse à votre demande.

La rapidité de prise en charge de votre démarche de renouvellement dépendra aussi de la clarté des informations que vous avez fournies dans votre formulaire et les documents justificatifs que vous avez envoyés à temps ou non.

– Souscrire à un abonnement de renouvellement de Kbis : c’est possible

Tous les 3 mois donc, vous allez devoir demander un renouvellement de Kbis sur Infogreffe.fr. Autant vous faciliter les choses ! Il y a quelques sites, dont Extrait-kbis.net, qui vous proposent de souscrire à un abonnement pour automatiser les demandes de renouvellement chaque trimestre. Pour seulement quelques euros, et en remplissant un formulaire standard sur ces plateformes, vous pouvez recevoir à chaque fois un nouvel extrait de Kbis à jour. Vous n’aurez pas à faire attention aux dates et à vous compliquer la vie à vous déplacer auprès des greffes. Vous pouvez ainsi demander à ce qu’on vous envoie tous les 3 mois ou tous les 6 mois si vous le voulez quelques extraits Kbis. Selon vos besoins, vous pouvez demander 3, 5 ou même 10 extraits Kbis tous les 3 mois. Rassurez-vous, vous pouvez vous désabonner à tout moment.

Il faut savoir que le Kbis n’est valable que dans sa version originale. Vous ne pouvez pas le photocopier ou en faire une copie conforme. De toute manière, ce n’est pas utile. Après les vérifications de rigueur, les clients et les collaborateurs vous rendront votre exemplaire. Ce qui rend d’ailleurs aussi inutile de faire plusieurs demandes d’extrait de Kbis en même temps ou d’avoir plusieurs imprimés qui coûtent plus cher.